G Suite ではじめる
テレワーク活用術

ビデオ会議「Hangouts Meet」の使い方と
テレワークをうまく進めるためのノウハウ

G Suite でできる「はじめてのテレワーク」

新型コロナウィルス感染症の影響もあり、テレワークを導入することとなった企業様が多くある一方で、急なテレワーク導入によって、思っていたように仕事を進めることができていないというお話も少なからずお伺いしました。

このサイトでは、テレワークでのお仕事を少しでもやりやすいものへ変えていただくために、ビデオ会議ツール(Hangouts Meet)を中心に、Googleのグループウェア「G Suite」を使ったノウハウをお伝えいたします。

はじめてテレワークを導入するチームの方にとって、シンプルで、まず手を付けやすい使い方のみに絞ってご紹介させていただきます。

この状況を乗り越えるべく、様々な環境で働く人とチームの参考になれば幸いです。

株式会社ストリートスマート

このページでご紹介するテレワーク活用術

PART1:
ブラウザだけでOK!
ビデオ会議ツール「Hangouts Meet」を使ってみる

  • 1-1:Meetを使ったビデオ会議の始め方

  • 1-2:ビデオ会議のクオリティを高める方法1「Meet(ビデオ会議)中に自分のPC・資料を他の参加者の画面にも表示する」

  • 1-3:ビデオ会議のクオリティを高める方法2「会議を空中戦にしない、会議中に参加者全員が同時にアクセスできる議事録ファイル」

  • 1-4:ビデオ会議のクオリティを高める方法3「ちょっとネットワークが遅いな、、と思った時に設定すると会話がクリアにできる方法」

  • テレワークでビデオ会議を活用するときに、これだけは揃えておきたいもの

PART2:
はじめてのテレワークのための、
その他のおすすめ取り組み例

  • 【スプレッドシート】即席のチーム内勤務状況共有掲示板を共有する

  • 【Hangouts Meet】会議でなくても、ビデオ会議を繋ぎっぱなしでチームで共同作業をやってみる

  • 【カレンダー】在宅ワーク中は、自分用の時間割(業務カレンダー)を登録して業務にメリハリを

このページで紹介したアプリの起動ショートカット

テレワークに役立つ「 G Suite 公式情報」

このページでご紹介している活用術は、すべての G Suite のエディション(Basic/Business/Enterpriseプラン)でご利用いただけます。


PART1:
ブラウザだけでOK!
ビデオ会議ツール「Hangouts Meet」を使ってみる

ブラウザだけですぐに使える「Hangouts Meet」(以降Meet)の始め方

G Suite に含まれるビデオ会議ツール、Meetを使うと、簡単に「1対1」や「複数人」のビデオ会議を始めることができます。PCに追加でアプリをインストールする必要はなく、Chromeブラウザさえあれば、すぐに使用することができます。

ここでは、基本的なMeetを使ったビデオ会議の始め方と、ビデオ会議をストレスなく進めるためのちょっとしたポイントをご紹介します。

1-1:【動画説明アリ】
Meetを使ったビデオ会議の始め方
(会議予定の作成⇒参加者に会議URLを伝える)

Meetを使って、ビデオ会議をシンプルに開始する方法

G SuiteのMeetはカレンダーと連動させたり、様々な便利な利用方法がありますが、まず最初にビデオ会議を最もシンプルに始める方法をご紹介します。

下の動画では、画面操作やデモを使って、わかりやすく本手順をご説明しています。ぜひ一度ご覧ください。

【解説動画】ビデオ会議 Meet のはじめ方(3分49秒)
<下記動画サムネイルをクリックすると動画が再生します>

masterprogram_hangout_c3_s1.MP4

①ビデオ会議予定を作成する(カレンダー上で作成する)

まず、「Googleカレンダー」を開き、ビデオ会議を実施したい時間帯をクリックして予定を作成します。

この時に予定の詳細を開き、「ビデオ会議を追加」というメニューを開いて、「Hangouts Meet」を選択して、保存しておきます。

最後に、カレンダー上の予定を再度開き、「Hangouts Meetに参加」と書かれた右のコピーアイコンをクリックして、ビデオ会議参加用URLをコピーしておきます。

②ビデオ会議に参加する

上の手順でコピーした会議参加用URLをメールやチャットでビデオ会議に参加してもらいたい人に送ります。

URLを受け取った人は、ChromeブラウザでURLを開くだけでOK。
開いたMeet画面上で「今すぐ参加」をクリックすると、すぐにビデオ会議が始まります。

社内の方は上記の手順で参加できますが、事前招待されていない社外の方が会議に参加する場合には「参加をリクエスト」というボタンをクリックしましょう。会議の主催者にメッセージが表示されて、参加が許可されるとすぐにビデオ会議に参加することができます。

※会議を主催する人は先にビデオ会議に参加して「参加をリクエスト」されたときには参加を許可するようにしましょう。

ちなみに、画面左側の下部に表示されている「マイクアイコン」と「ビデオカメラアイコン」をクリックすることで、ビデオ会議に参加するときの「音声ON/OFF」「カメラON/OFF」を指定することができます。

Meetを使ったビデオ会議の参加はこれだけで完了!
ぜひお試しください。

1-2:【動画説明アリ】
ビデオ会議のクオリティを高める方法1
「Meet(ビデオ会議)中に自分のPC・資料を他の参加者の画面にも表示する」

ビデオ会議を空中戦にしないためには、参加全員が一緒に見ることのできる資料共有が有効!

ビデオ会議では、ホワイトボードやモニタに映した資料を皆で一緒に見ることができないため、口頭の会話だけでやり取りすることになり、議論が空転する空中戦の会議に陥ってしまうことも少なくありません。
そういった時には、操作しているPCの画面を、ビデオ会議の参加者全員に見せる「画面共有」がとても有効です。
会議資料を映し出せなければ、資料の内容について話す際に「スプレッドシートの何行目の……」といった説明を加える必要もありますが、皆で同じ資料を見ながら議論することで、スマートに情報共有し、議論の方向性も合わせることができます。

①共有する画面/ウィンドウを選択する

会議に参加中に、画面右下の「今すぐ表示」をクリックし「あなたの全画面」を選択します。(「ウインドウ」を選択すると、PC上で開いているウィンドウからどれか1つだけを画面共有することができます)

②自分の画面/ウィンドウをビデオ会議の参加者に共有する

「共有」をクリックすると、自分が見えている画面を他の参加者の画面にも表示することができます。

【解説動画】ビデオ会議中に画面を共有する(1分49秒)
<下記動画サムネイルをクリックすると動画が再生します>

masterprogram_hangout_c3_s2.MP4

1-3:【動画説明アリ】
ビデオ会議のクオリティを高める方法2
「会議を空中戦にしない、会議中に参加者全員が同時にアクセスできる議事録ファイル(Googleドキュメント)」

ビデオ会議をさらに実のあるものにするためのポイント
「会議のアジェンダは、会議前に参加者に配布・会議中に同時編集」

さらに、ビデオ会議でしっかりと話を進めるためのポイントは「議事録の活用」にあります。
ただし、一般的な会議が終わった後に記録としてまとめる議事録とは違って、ここでは「会議前&会議中に活躍する議事録」を利用します。

ひとつ前の「ビデオ会議のクオリティを高める方法1(画面共有)」であったように、会議の参加者が意識を集中できる1つのものがないと、参加者の様子や反応が見えづらいこともあり、慣れないうちは会議の内容がぼやけてしまうこともやはり多いです。

そこで、複数の人が同じファイルに同時にアクセスして、同時に編集できる「Google ドキュメント」の特徴を活かして、ビデオ会議の議事録を Google ドキュメント で作って、参加者全員でアクセスしながら、会議をすることで議題に集中しやすくなります。

【解説動画】同時編集できるドキュメントの作成(4分53秒)
<下記動画サムネイルをクリックすると動画が再生します>

masterprogram_drive_c4_s1.MP4

①会議のアジェンダを「事前に」 Google ドキュメント で作成する

Google ドキュメント」を開き、会議用の議事録用のファイルを新しく作成し、会議で話したいトピックをアジェンダとして記入しておきます。

作成したファイルの「共有」メニューから、会議の参加者がアクセスできるように設定しておきましょう。(共有の操作については、↑上の解説動画でも詳しく説明しています)

ただし、他のビデオ会議の参加者の G Suite アカウント(メールアドレス)が分からないといった場合などは、「共有」設定で、「リンクを知っている全員」がアクセスできるように設定する方法があります。(リンクのURLが知られてしまうと、会議の参加者以外にも閲覧されてしまうため、取り扱いには注意してください)

②会議の参加者に 議事録用ファイルのURLを送付して閲覧してもらう

作成した議事録用ファイルのURLを会議の参加者に、アジェンダとして会議前に送っておきます。このURLをブラウザで開くことで、作成した議事録用ファイルに、他の人もアクセスできるようになります。

その際に、「会議で話したいことがあればそれぞれの参加者でも事前に追記してもらうよう」伝えておくとなおよいでしょう。

③会議が始まったら、議事録を皆で見ながら話し合う

いざ、ビデオ会議が始まったら、議事録を見ながら、話を進めます

会議の参加者全員がそれぞれの画面で議事録を開きながら話す」でも良いですし、先にご紹介した「画面共有」を利用して、「誰かひとりが議事録を開き、その画面を全員に共有しながら話す」ということもできます。画面共有しながら進める場合は、会議を主導する議長のような人が共有すると、スムーズに話を進められそうですね。

④会議中に議事録を参加者で同時に更新。会議が終わったら議事録が完成しているのがベスト

会議中に話したことは、議事録にアクセスしている全員で同時に記入することをおすすめします。ひとりの人が書記を担当して記入するよりも、複数人で更新することで、圧倒的に早く議事録を作成することができます。

ビデオ会議で話している内容が、その場でテキストとして見える化されるため、勘違いや誤解も減らしやすくなります

こうして、会議が終了したときには議事録には話の内容が追記されて完成できていると、会議の後に話の内容をまとめなおす必要もなく、よりビデオ会議を効率的に活用いただけると思います。

1-4:【動画説明アリ】
ビデオ会議のクオリティを高める方法3
「ちょっとネットワークが遅いな、、と思った時に設定すると会話がクリアにできる方法」

通信が遅くて「何を言っているのかわからない」を避けるためのビデオ帯域制限

ビデオ会議の一番の課題はやはり、ネットワークが遅いときに「音声・画像」がうまく送信できず、会話がブツ切れになってしまったり、ビデオが停止してしまうことです。

こういったストレスが積み重なると、ビデオ会議の参加者もイライラしてしまいがち。

まずは安定した通信環境を整えることも重要ですが、ここでは「ビデオの送信時・受信通信時の帯域を制限」することで、(ビデオの解像度は少し下がりますが)音声がクリアに聞こえるようにする方法をご紹介します。

ビデオ会議では、話している相手の顔が見えたほうが圧倒的に会話もスムーズに進めることができますが、そのために音声が途切れてしまっては本末転倒。ネットワーク環境があまりよくない場所にいて、通信品質が気になった際には試してみてください。

【解説動画】その他(通信帯域を絞る・カメラをOFFにする(1分10秒)
<下記動画サムネイルをクリックすると動画が再生します>

masterprogram_hangout_c3_s3.MP4

①設定画面を開く

Meet を使ったビデオ会議参加中に、画面右下の「…」ボタンを栗生氏、開かれたメニューから「設定」ボタンをクリックする。

②通信設定を選択する

「通話品質」タブを選択すると、「送信時の解像度」「受信時の解像度」を切り替えることができます。解像度をたとえば720pから360pに落とすと、通信データ量はかなり下がりますが、ビデオ会議の画面上の表示は人の目でそこまで気になるほど荒くなるわけではありません。ぜひ、試してみてください。

それでも通信がスムーズでなければ「ビデオをOFF」に!

通信帯域を制限しても、会話がスムーズでないような、弱いネットワーク環境の場合(外出先からのテザリング接続などの場合に多いかもしれませんね)、ビデオをOFFにして、音声のみで会話したほうがよいかもしれません。

ビデオをOFFにするには、Meet 接続中に画面下部中央に3つ並んでいるアイコン(マイク・終話・カメラ)の一番右にある「カメラアイコン」をクリックすると、カメラのON/OFFを切り替えることができます。

テレワークでビデオ会議を活用するときに、
これだけは揃えておきたいもの

相手のためにも自分のためにもイヤホン利用推奨!

  • 【必須】インターネット環境

  • 【必須】PC(業務用ノートPCの利用が良いでしょう)

  • 【推奨】Webカメラ(PCにカメラが内蔵されていない場合は、USB接続できる外部カメラを用意する)

  • 【推奨】マイク付きイヤホン

  • スマホスタンド(スマホでビデオ会議に参加する場合) など

インターネット環境やPCが必須であることはもちろん、ビデオ会議で大切なのが「マイク機能付きイヤホン」を用意しておくことです。

意外と自宅でもエアコンの音や周りの騒音がノイズとなってしまうことが多く、イヤホンを使わず、PC内蔵のマイクを使うと、まわりの音もすべて拾ってしまうため、他の参加者にとって話している内容が聞き取りづらくなってしまいます。そのため、マイク機能の付いたイヤホンの利用をおすすめします。

また、イヤホンを使えば、多少聞き取りづらい他の参加者の声も拾うことができ、「話すためにも聞くためにもベスト」かと思います。

ヘッドセット形式のしっかりしたものでなくても、量販店で1000円~2000円で販売されているようなスマートフォン用イヤホンなどでも十分です。口元にマイクがあるため、大きな声を出さなくても会話しやすいのも、お子さんのいらっしゃる在宅ワークや外出先からの会議参加を考えると良い点です。

スマートフォンからビデオ会議に参加するときには、スマホスタンドを使用すると画面を固定できるので便利です。


PART2:
はじめてのテレワークのための、
その他のおすすめ取り組み例

ここでは、最近テレワーク導入を始めた企業様で実際に利用されていた、おすすめのテレワーク活用術をご紹介します。

①【スプレッドシート】
即席のチーム内勤務状況共有掲示板を共有する

チーム内の「在宅/出社」予定を一目で見れる掲示板

テレワークを導入したとしても、やはりオフィスでやらなければならない業務はあるもの。在宅推奨期間中も、郵送対応、来客対応などを出社を当番制で運用している会社さんの話も聞きます。

「明日誰が出社するんだろう?」
「●●さん、今日って休みだっけ? 在宅だっけ?」

そんな時に、チーム内の出社予定/在宅予定がわかるスプレッドシートを一枚作っておくととても便利です。

画像のようなシンプルな一覧で十分。チームの全員がアクセスできるように共有設定したスプレッドシート上に、各自が勤務予定を書き込むようにします。

カレンダーアプリなどでももっと詳細な予定の共有ができますが、これくらいシンプルな方がパッと見て状況が把握できるので良いようです。


②【Hangouts Meet】
会議でなくても、ビデオ会議を繋ぎっぱなしてチームで共同作業をやってみる

Meet で繋いで、同僚にちょっとしたことがすぐに聞ける環境で仕事をする

ここまでは「ビデオ会議」のために、Meet や他のアプリを活用する方法をご紹介してきましたが、「会議」じゃなくても、遠隔でつながった状態で仕事をすることができる、という例です。

「複数人で分担して作る顧客向けの提案書づくり」や「月末の経理処理」など、チームの中で複数人で進める仕事は多くあります。こういった仕事をテレワークで進める場合、作業をする時間を、たとえば「13:00~15:00で提案書づくりをやりましょう」などと決めて、その時間帯に作業メンバー全員で Meet をつなぎながら仕事をするのです。

何も会話をしなくてよくて(仕事を進めるための Meet ですので)、カメラもOFFにしてしまっていて構いません。ただ、何か聞きたいことがあったら、すぐにその場で他のメンバーに声をかけて聞くことができるということがポイントです。

時間を区切ることで、その仕事に集中することができるというメリットもあります。

同じ仕事をするメンバーでなくても、同じ部署・同じ職種のメンバーで Meet を繋いで別の仕事を進める(ただ、気になったことがあればその場ですぐに話せる)というのもアリです。

テレワーク・在宅ワークを導入する際には「テレワークでできる業務の切り出し」が必要だとよく言われますが、一方でこういった仕組みを使って、ひとりではできない仕事もテレワークで進めることができるのではないでしょうか。


③【カレンダー】
在宅ワーク中は、自分用の時間割(業務カレンダー)を登録して業務にメリハリを

在宅だとつい業務のメリハリがなくなってしまう方におすすめ

はじめて在宅ワークを始めると、うまく自分自身のスケジュールを調整できなくなってしまう、という方がいらっしゃることをよく聞きます。

オフィスで働いているときは会議や同僚との予定があって、いつまでにどの仕事をしなきゃ、とコミュニケーションの中で仕事のスケジュール割ができているのですが、通勤もなく、誰かが見ているわけでもない在宅ワークでは、うまく自分自身のスケジュールを整理する方法が必要になることもあります。

そんな方におすすめなのが、Google カレンダー上に、自分用の時間割を作成することです。誰かとの予定でなくても、やらなければならない仕事単位で、時間割を事前に作っておくと、あれもやらなきゃ、これもやらなきゃと、迷うことがなくなります。また、締め切り時間をわかりやすい形で決めているので、ひとつひとつの仕事に対しての集中力も上がり、業務にメリハリがつきます。

同僚の仕事状況も見えて、よりチーム内が連携しやすい

さらにこのカレンダーを同僚と共有しておくと、チームの中でだれがどういう仕事をしているのかを知ることができます。「ちょっと業務の相談をしたいな、Meet で話せないかな」という時にも、同僚のカレンダーから話しかけやすい時間帯を知ることができて、配慮もしやすくなります。


このページで紹介したアプリの起動ショートカット

このページで紹介したアプリをすぐに開くことができます。(開いているブラウザに G Suite アカウントでログインしていない場合、ログインを求められますので、ID・パスワードを入力してログインしてください)


テレワークに役立つ「 G Suite 公式情報」


最後に

最後までお読みいただき、ありがとうございました。

まず、感染症の感染拡大が早く落ち着くことを心より願っております。

そして、こういった状況のなかで多くの企業で働く人が、ITを活用することで働きやすくなることに、本サイトの情報が少しでもお役に立てたら幸いです。

今回、はじめてテレワークを導入された多くの企業様・働く人にとって、これがきっかけで「より良い働き方」が生まれ、これからより自由な働き方が日本中に広がることを願い、私たちも引き続き活動してまいります。

株式会社ストリートスマート

テレワーカーの方のお役に立てるよう、よろしければシェアくださいませ!

更新情報

2020.3.17 本サイトを公開しました